Кадровый электронный документооборот — это способ ведения кадровых документов без бумажных носителей.

Трудовой кодекс РФ определяет, какие документы можно вести в электронном виде, как они должны подписываться и какие права есть у работников (статьи 22.1 – 22.3 ТК РФ).

Федеральный закон «Об электронной подписи» №63-ФЗ регулирует, какие электронные подписи можно использовать и как они работают. В КЭДО применяются простые (ПЭП), усиленные неквалифицированные (УНЭП) и усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП).

Согласно статье 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный УКЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Документы, подписанные УНЭП и ПЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Для трудовых договоров, уведомлений об их изменении, договоров о мат. ответственности и приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю нужна УКЭП, работнику - УНЭП. Для остальных документов работодателю достаточно УНЭП, работнику - ПЭП (ст. 22.3 ТК РФ).

Приказ Минтруда РФ от 20 сентября 2022 г. N 578н устанавливает единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Работодатель вводит электронный документооборот для кадрового делопроизводства на основании локального нормативного акта (ст. 22.2 ТК РФ).

Переход на КЭДО – добровольное решение (кроме сотрудников без трудового стажа до 31.12.2021). Это закреплено в статье 22.2 Трудового кодекса РФ.

Если работник согласен перейти на КЭДО, то он подписывает соглашение об электронном взаимодействии и использовании электронной подписи в Службе по работе с персоналом и подключается к корпоративному приложению Суперника.

Затем заходит в сервис Кадровые документы онлайн в Супернике и, следуя подсказкам в приложении, подписывает заявление на выпуск электронной подписи.

Заявление оформляется в электронном виде, подписывается простой электронной подписью посредством ввода кода из SMS-сообщения, направленного работнику.

Отзыв согласия законом не предусмотрен. После подписания соглашения изменение его условий (в том числе отказ от КЭДО) обсуждается в индивидуальном порядке.

Если вы подписали согласие на КЭДО, то отзыв данного согласия в одностороннем порядке не предусмотрен законом. После подписания соглашения об электронном взаимодействии и использовании электронной подписи изменение его условий (в том числе отказ от КЭДО) обсуждается в индивидуальном порядке.

Если вы не давали согласие на КЭДО ранее, то отказом от КЭДО признается отсутствие указанного согласия. Об отказе необходимо уведомить Вашего непосредственного руководителя или специалиста Службы по работе с персоналом.

Электронную подпись работнику выдает удостоверяющий центр СКБ Контур на основании заявления работника, оформленного в электронном виде в сервисе Кадровые документы онлайн в Супернике.

Возможность оформить заявление в сервисе Кадровые документы онлайн появляется после подписания «бумажного» соглашения об электронном взаимодействии и использовании электронной подписи в отделе по работе с персоналом.

Если у вас уже есть электронная подпись, полученная вне инфраструктуры работодателя, то вы не сможете ее использовать в сервисе Кадровые документы онлайн.

Если у вас есть УКЭП, полученная с использованием инфраструктуры работодателя, то вы можете использовать данную подпись для подписания документов от имени работодателя. Для участия в КЭДО в качестве работника вам необходимо инициировать выпуск УНЭП в сервисе Кадровые документы онлайн.

Работнику не нужно платить удостоверяющему центру, выпускающему подпись. Расходы на выпуск электронных подписей несет работодатель.

По закону в КЭДО можно оформлять все кадровые документы, кроме приказа об увольнении, трудовой книжки, акта о несчастном случае на производстве и документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда.

Сервис Кадровые документы онлайн позволяет оформлять в электронном виде заявления и приказы для оформления и переноса отпуска, отзыва из отпуска, компенсации отпуска, ознакомления с графиком отпусков, оформления сверхурочной работы и работы в выходной день, командировок, материальной помощи и заявления на благотворительность.

Полный перечень кадровых документов, в отношении которых осуществляется КЭДО, утверждается приказом работодателя и доводится до сведения работников под подпись.

Функционал сервиса Кадровые документы онлайн будет расширяться и стремиться к переводу всех разрешенных кадровых документов в электронный вид.

Сервис Кадровые документы онлайн будет доступен сотрудникам в корпоративном приложении Суперника 24/7. Сервис Кадровые документы онлайн реализован на базе одной из ведущих российских платформ Directum RX.

Если вы потеряли телефон, к которому подключена Суперника, пожалуйста, обратитесь в Единую службу поддержки: helpdesk@nornik.ru 8–800–700–59–11 (доб.1).

Доступ к сервису Кадровые документы онлайн осуществляется через корпоративное приложение Суперника, которое имеет возможность входа как с мобильного устройства, так и персонального компьютера.

Со стороны работодателя других способов доступа не планируется (например, коллективные ПК или киоски самообслуживания).

Плитка Кадровые документы онлайн будет активна у всех работников. Если согласие на КЭДО не подписано, то при входе будет сообщение о том, что для пользования сервисом необходимо подписать согласие на КЭДО.

Если вы не можете установить Супернику или зарегистрироваться в приложении, пожалуйста, обратитесь в Службу по работе с персоналом или Единую службу поддержки: helpdesk@nornik.ru 8–800–700–59–11 (доб.1).

Если у вас возникли сложности в работе сервиса Кадровые документы онлайн, напишите в чат «Техническая поддержка» в мессенджере Суперники. Коллеги зарегистрируют запрос и окажут помощь в короткие сроки.

Усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), выданной удостоверяющим центром «СКБ «Контур», можно подписывать заявления, согласия, соглашения и другие документы, перечисленные в Перечне кадровых документов, в отношении которых осуществляется КЭДО (перечень утверждается работодателем и доводится до сведения сотрудников).

Использование данной электронной подписи вне сервиса Кадровые документы онлайн технически невозможно.

Отпечаток УНЭП (открытая часть сертификата УНЭП), информация о владельце УНЭП и название издателя УНЭП хранятся в сервисе «Кадровые документы онлайн».

Закрытая часть сертификата УНЭП хранится в удостоверяющем центре «СКБ «Контур» и не передается работодателю.

Подписывая соглашение об электронном взаимодействии, сотрудник дает согласие на участие в КЭДО по правилам, установленным работодателем. В том числе он соглашается с перечнем кадровых документов, уже заведенных в КЭДО, а также с последующими перечнями, которые будут актуализироваться и утверждаться работодателем. Это значит, что согласие об электронном взаимодействии распространяется на все документы, которые работодатель завел и заведет в будущем в КЭДО. Работодатель при этом обязан знакомить сотрудников с обновлениями перечня.