Создание, подписание, обмен и хранение кадровых документов осуществляются в цифровом виде без дублирования на бумаге. Охватывает исключительно документы, связанные с трудовыми отношениями: приказы, заявления, графики отпусков, уведомления, согласия и т. д.
Сервис значительно упрощает и делает более быстрой работу с кадровыми документами.
Работа с кадровыми документами в электронном виде разрешена законодательством РФ. В ноябре 2021 года Трудовой кодекс был дополнен новыми статьями 22.1 – 22.3 с правилами осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений, что послужило импульсом к популяризации КЭДО. По данным отраслевых исследований, 68 процентов крупных компаний России уже автоматизировали ключевые HR-процессы, а 25 процентов работодателей внедрили кадровый электронный документооборот.
Документы приходят мгновенно, согласование – за пару кликов в смартфоне. Заявления, направленные в сервис, считаются полученным работодателем на следующий рабочий день.
Не нужно обращаться в кадровую службу – сотрудники видят всё в личном кабинете, меньше ошибок благодаря автоматике.
Электронные документы не состарятся, не истлеют, не сгорят и не потеряются. Документы, любые действия в сервисе фиксируются, не могут быть удалены, скрыты или подделаны. Персональные данные защищены.
Выпуск электронных подписей и использование сервиса оплачивает работодатель.
Чтобы пользоваться преимуществами сервиса «Кадровые документы онлайн», необходимо оформить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП).
Согласно закону, сотрудник может заверить этой подписью любой кадровый документ. Такой способ безопасен и имеет полную юридическую силу. Все документы, подписанные электронной подписью, легальны. На каждом документе ставится метка о времени подписания и действительности подписи – подделать такой документ намного сложнее, чем его бумажный аналог.
При подписании со стороны работодателя будет задействована усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). УКЭП и УНЭП являются аналогом личной подписи «ручкой» – кадровые документы, подписанные электронной подписью, равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Усиленные электронные подписи выпускают удостоверяющие центры (УЦ). В России УЦ работают в рамках Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Сервис Кадровые документы онлайн доступен сотрудникам Главного офиса ПАО «ГМК Норильский никель», а уже осенью 2026 года сотрудникам Заполярного филиала ПАО «ГМК «Норильский никель» и АО «Кольская ГМК» в корпоративном приложении Суперника. Для получения доступа к сервису достаточно подписать соглашение об электронном взаимодействии.
Как подключиться к Супернике описано здесь
Чтобы получить электронную подпись, необходимо сначала подписать соглашение в кадровой службе (это нужно сделать один раз), затем достаточно подписать заявление на выпуск УНЭП в Супернике. Идти в удостоверяющий центр не нужно. Электронная подпись генерируется в течение одной минуты в специализированной информационной системе и предоставляется сотрудникам за счет работодателя.
УНЭП на имя сотрудников «Норникеля» выдает УЦ СКБ «Контур» на основании заявления, оформленного в Супернике.
Электронная подпись оформляется на один календарный год и далее продлевается по аналогичной схеме. Расходы на выпуск электронных подписей и оплату за использование сервиса Кадровые документы онлайн несет работодатель.
Защиту данных в сервисе «Кадровые документы онлайн» обеспечивают две независимых от работодателя организации — ООО «Директум» и УЦ СКБ Контур. Они отвечают по закону за сохранность электронных документов и за невозможность внесения изменений в электронные документы после подписания.
Дата, время и подпись работодателя и работника подтверждаются сертификатами электронной подписи.
После подписания документ невозможно скорректировать.
Чтобы снизить риск утечки информации, используется криптографическая защита, которая обеспечивает преобразование данных в нечитаемую форму для посторонних во время передачи и хранения информации.
Любые действия работника и работодателя фиксируются системой. Все действия сохраняются в журнале событий (логах). Журнал логов корректировке не подлежит.
Для предотвращения потери или повреждения данных применяется система резервного копирования и архивирования данных на дополнительных серверах.