Автоматизация рабочих процессов: что это и в чём польза

Автоматизация рабочего процесса — это занесение необходимой информации в систему, запуск процессов обработки данных и перенаправление задач нужным людям. Автоматизация построена на логике, которая, в свою очередь, основана на своде правил, характерных для того или иного рода деятельности. В идеале это делается практически без вмешательства человека.

Этот пункт и смущает многих. Только узкопрофильные специалисты считают себя полностью защищёнными, а основная масса работников немного опасается данного аспекта высоких технологий. Проще говоря, никому не хочется потерять работу. На самом же деле автоматизация и искусственный интеллект дополняют большинство рабочих мест, помогая людям выполнять свою работу более эффективно.

В качестве примера рабочего процесса как такового рассмотрим обработку счетов. Ручной процесс утомителен, отнимает много времени и в ходе этой рутины даже бухгалтер со стажем может ошибиться. Этот процесс обычно включает в себя получение электронного письма, пересылку его в отдел выставления счетов и назначение его тому, кто затем вводит важную информацию в подлежащий оплате счет. Затем эта информация отправляется кому-то, кто проводит инвентаризацию, чтобы подтвердить правильность введённых данных. Каждый дополнительный человек в этом процессе повышает вероятность ошибки.

Автоматизация, особенно связанная с такими документами, как счета-фактуры, может быть очень выгодной для бизнеса. Существуют разные подходы к автоматизации рабочих процессов, которые дают разные преимущества.

Два основных типа автоматизации рабочих процессов — интеллектуальная и RPA (роботизированная автоматизация процессов). Данные, которые обрабатывают эти два типа автоматизации, могут быть структурированными или неструктурированными. RPA может обрабатывать только структурированные данные, то есть данные с метками или заголовками, которые каждый раз остаются в одной и той же части документа. Интеллектуальная автоматизация рабочих процессов, представляющая собой настоящий искусственный интеллект, может обрабатывать, извлекать и классифицировать неструктурированные данные, даже не просматривая документ ранее.

В случае с RPA компания получает электронное письмо, сканирует его и обучает программное обеспечение для этого конкретного счета. Это хорошо работает, когда документ содержит структурированные данные с одной и той же информацией в одном и том же месте, имеет аккуратные метки или заголовки, а количество места в строках не меняется. Малейшее нарушение шаблона — и «робот» ошибётся или вообще встанет в тупик.

Интеллектуальная автоматизация рабочих процессов (IWA) куда более совершенна. Грубо говоря, настоящий ИИ на голову выше своего собрата. После изучения одного типа счёта он может обрабатывать любой аналогичный документ, а также извлекать и классифицировать информацию. ИИ не перепутает информацию об учетной записи плательщика и получателя платежа. С каждым новым документом он не только обрабатывает данные и осмысливает их, но учится и тренируется, чтобы каждый раз быстрее и точнее понимать следующий документ. Это жизненно важно для бизнеса, поскольку 85% данных неструктурированы. Исчерпывающие базы данных с ярлыками — большая редкость.

При этом и RPA, и IWA предлагают компаниям свои преимущества. С точки зрения возможностей интеллектуальная автоматизация рабочих процессов однозначно выигрывает. Но если говорить о стоимости запуска и обслуживания RPA может оказаться куда более рациональным решением. Есть несколько шагов для внедрения автоматизации в инфраструктуру бизнеса, и они немного отличаются в зависимости от индивидуальных целей, отраслей и технологических возможностей.

Во-первых, нужно классифицировать поставленную задачу. Например, небольшому ритейлеру нужно автоматизировать бухгалтерский процесс, а больнице — обработку электронных медицинских карт. В зависимости от сложности данных, конфиденциальности передаваемой информации и шагов, связанных с каждой задачей, можно выбрать RPA или IWA в качестве предпочтительного варианта автоматизации. Конечно, в медицине настоящий ИИ — то есть в данном случае IWA — предпочтительнее.

Во-вторых, следует выбрать того, кто обеспечит техническую сторону вопроса. Одни компании берут специалистов в штат, другие сотрудничают с третьими лицами. Даже если вы договорились с профессионалами, предстоит выбрать: заранее разработанное решение или автоматизация с нуля? 

Третий шаг — запуск. Для правильной автоматизации потребуется тонкая настройка. Преимущество этой технологии заключается в её способности постоянно учиться и оптимизировать себя, однако многое зависит от того, насколько эффективно команда людей умеет предоставлять системе информацию.

Приведём конкретный пример пользы от внедрения автоматизации рабочего процесса. В США десятки больниц ежедневно отправляли крупному агрегатору медицинских данных сотни тысяч неструктурированных документов, которые затем необходимо было классифицировать, а впоследствии извлекать информацию и вводить в электронную медицинскую карту каждого клиента. Рабочий процесс включал отправку документов за границу для ручного чтения, классификации и ввода в электронную таблицу Excel. Каждый раз это занимало до 48 часов, при этом среднее количество ошибок достигало 30%. Когда агрегатор начал использовать IWA вместо RPA, тот же рабочий процесс стал занимать менее одной секунды, а доля ошибочных данных упала до 0,03%. 

IWA на 70% дешевле, чем отправка тех же документов за границу для ручной классификации, и позволяет сэкономить 50% операционного бюджета. Автоматизация — это не просто модное слово. Это возможность увеличить доход, оптимизировать производительность, а также позволить людям максимально раскрыть потенциал за пределами рутинных задач.